任務(wù)管理的第一步估算時(shí)間很重要。很多時(shí)候，任務(wù)沒完成對(duì)自己百般責(zé)備，其實(shí)現(xiàn)在想想很可能是自己根本就沒有正確的估算任務(wù)時(shí)間。做到準(zhǔn)確估計(jì)時(shí)間，就需要對(duì)任務(wù)進(jìn)行分析，任務(wù)是屬于熟悉的還是陌生的或者是部分熟悉部分陌生？
很多時(shí)候拖延不是拖著做不完而是拖著不開始。其根本原因在于內(nèi)心的恐懼，而這種恐懼是來(lái)自內(nèi)部的和外部的。內(nèi)部的恐懼，就是自己擔(dān)心做不好，不求無(wú)功但求無(wú)過(guò)的心態(tài)。實(shí)際上做任何事都會(huì)或多或少的犯一些錯(cuò)誤，而且不會(huì)一次就成。。其實(shí)也是不斷的試錯(cuò)的過(guò)程。而且要相信勤能補(bǔ)拙。而外的恐懼來(lái)自于過(guò)分在意于他人的評(píng)價(jià)。實(shí)際上沒有必要在意來(lái)自于他人的非建設(shè)性的負(fù)面評(píng)價(jià)。
為什么有些人一直在忙可就是不出成績(jī)呢？問(wèn)題在于他們看似努力實(shí)際上在逃避困難。任何事情可以分為2個(gè)部分:容易的部分和困難的部分。這些人實(shí)際上沉迷于容易的部分而掩耳盜鈴般的忽視困難部分的存在。人類做事的動(dòng)機(jī)往往來(lái)自于兩個(gè)截然相反的方向，獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。而收到獎(jiǎng)勵(lì)之后原本有兩個(gè)選擇再次來(lái)過(guò)和見好就收，可是絕大多數(shù)人會(huì)忽視第二個(gè)選擇。而受到懲罰之后原本也有兩個(gè)選擇，從此再也不碰那件事和掙扎著找到另外一條出路，大多數(shù)人也忽略第二個(gè)選擇。人類總是喜歡做容易做的事情而下意思的回避自己不容易做的事情，自己卻并不知道。
作者所謂三思而后行即是what,why,how。而且大多數(shù)時(shí)候最關(guān)鍵的how的問(wèn)題。選定做什么之后，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行拆解，每一步都要詢問(wèn)自己why。很多計(jì)劃操中顯得脆弱承受力差是因?yàn)镠OW沒有想清楚。
舉個(gè)背單詞的例子，某學(xué)生根據(jù)自己的情況，已經(jīng)決定“一個(gè)單元分兩
次完成”，那么就是說(shuō)，21×2，總計(jì)42個(gè)階段。那這42個(gè)階段里他應(yīng)該具體如何操作呢？
? 先嘗試著做一兩個(gè)階段，衡量一下完成一個(gè)階段需要多長(zhǎng)時(shí)間；
? 制作一個(gè)時(shí)間表，把其余若干個(gè)階段所占用的時(shí)間標(biāo)記出來(lái)；（最終總是需要做一些調(diào)整的）
? 背單詞需要重復(fù)，所以，每三個(gè)階段過(guò)后，要留出相當(dāng)于完成一個(gè)階段的時(shí)間去“復(fù)習(xí)”；（這樣就等于總共 56 個(gè)階段）
? 而后，每完成總?cè)蝿?wù)的三分之一，就增加一個(gè)相當(dāng)于一個(gè)階段的時(shí)間進(jìn)行“再?gòu)?fù)習(xí)”（這樣就等于總共 59 個(gè)階段）
? 最后可能還需要多次快速重復(fù)記憶，每次可能相當(dāng)于 3～5 個(gè)階段；因熟悉程度不停增加，所以，每次循環(huán)需要的時(shí)間越來(lái)越少，所以，大抵上可以估算重復(fù)三次需要相當(dāng)于 10 個(gè)階段的時(shí)間；（這樣就等于總共 69 個(gè)階段）
而后還要認(rèn)真思考完成每個(gè)階段所需要的具體步驟—越具 體越好：
? 早晨騰出一點(diǎn)時(shí)間，
? 把昨天背過(guò)的單詞朗讀至少兩遍；
? 聽錄音跟讀今天要背的單詞 3～5 遍，主要關(guān)注發(fā)音、拼寫，順帶看看釋義，能記多少就記多少，不求速成；
? 上午的時(shí)候用閑暇時(shí)間通讀詞匯列表，并反復(fù)閱讀例句
? 下午有專門的時(shí)間，集中背 2～3 遍（邊讀、邊抄、邊背—不能只是坐在那里呆呆地盯著詞匯看……）
? 白天有空的時(shí)候就帶著 MP3，把今天背的單詞全程聽一遍（最好很多遍）
? 晚上睡覺前，起碼要復(fù)習(xí)一下……有了這樣的清楚思考，隨后的一切行動(dòng)會(huì)因此變得相當(dāng)容易。當(dāng)然，每個(gè)人的方法不同，但，無(wú)論什么樣的方法，都需要像上面所說(shuō)的那樣落實(shí)成具體的步驟之后，才可能有真正實(shí)施的可能。
也有一些技巧可以使用，比如用并行串行的方式來(lái)節(jié)約時(shí)間提高效率。最關(guān)鍵是要把任務(wù)拆分成許多的子任務(wù)，再找到這些子任務(wù)之間是串行還是并行，仔細(xì)甄別。
感知時(shí)間
管理時(shí)間是不可能的，解覺方法就是就了解自己，精確的感知時(shí)間；用一切辦法使自己以及自己的時(shí)間合拍。記錄“事件-時(shí)間”方法就是一個(gè)很好的感知時(shí)間的方法。
記錄開銷
像記錄理財(cái)開銷一樣，記錄時(shí)間開銷。回讓自己心驚肉跳。
制作預(yù)算
養(yǎng)成記錄每天的時(shí)間開銷之后，下一步就是要做自己的時(shí)間預(yù)算。在開始一天工作之前，花15-30分鐘來(lái)制作自己的時(shí)間預(yù)算是絕對(duì)劃算的。
寫任務(wù)列表，標(biāo)記緊急和重要性。但要注意評(píng)判任務(wù)是否真的緊急和是否真的重要的標(biāo)準(zhǔn)。避免因?yàn)橛腥ざプ鲆恍o(wú)趣的東西。要相信，養(yǎng)成任何一個(gè)哪怕微小的習(xí)慣都需要掙扎的過(guò)程。然而這些貌似痛苦的掙扎過(guò)程，將來(lái)某個(gè)特定時(shí)刻終將變得其樂(lè)無(wú)窮。
計(jì)劃
計(jì)劃實(shí)現(xiàn)的前提:目標(biāo)要現(xiàn)實(shí)可行。
浪費(fèi)時(shí)間或者叫做失敗的原因往往是:目標(biāo)不現(xiàn)實(shí)或者暫且不可行，為了達(dá)到目標(biāo)而實(shí)施的策略有誤。長(zhǎng)期計(jì)劃是一種需要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期才能習(xí)得的能力。行動(dòng)和計(jì)劃比起來(lái)永遠(yuǎn)是行動(dòng)更重要，缺乏行動(dòng)的計(jì)劃必然無(wú)法實(shí)現(xiàn)，而缺乏計(jì)劃的行動(dòng)往往最后也能成功。所以并不是所有的事情都需要計(jì)劃，而需要的往往是堅(jiān)持。
列表
制作一個(gè)列表可以是自己井井有條，保證自己不會(huì)沒有必要的浪費(fèi)時(shí)間。最好用紙筆，列表不一定要工整，但列表要隨手可及。
最重要的任務(wù)只有一個(gè)。制作一個(gè)專門針對(duì)下一階段的列表。給你的每個(gè)任務(wù)制定一個(gè)核對(duì)列表。列表一旦開始就一定要做完。
流程
為常見重復(fù)的任務(wù)制動(dòng)流程是必須養(yǎng)成的習(xí)慣。并在梳理流程過(guò)程中會(huì)不由的思考個(gè)中的細(xì)節(jié)。有些人做事細(xì)致其實(shí)只不過(guò)是很早就掌握了這個(gè)簡(jiǎn)單的習(xí)慣而已。而另外一些人以為自己聰明，卻頻頻出錯(cuò)只不過(guò)他們沒有養(yǎng)成這個(gè)簡(jiǎn)單的習(xí)慣而已。
預(yù)演
在做任何事情之前現(xiàn)在腦子里將整件事情在腦子里預(yù)演一遍甚至幾遍，這樣的過(guò)程往往會(huì)帶來(lái)意想不到的收獲。而且所執(zhí)行的任務(wù)越重要，預(yù)演就越重要。
驗(yàn)收
很多人做事半途而廢的原因只不過(guò)是自己沒有給任務(wù)設(shè)定一個(gè)驗(yàn)收機(jī)制而已。有經(jīng)驗(yàn)的人甚至?xí)o每一個(gè)任務(wù)分解出來(lái)的子任務(wù)建立驗(yàn)收機(jī)制。這也是任何一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)必須擁有的基本能力。
