一、背景：

我是一家上市總公司內部辦公自動化系統的負責產品，主要負責系統的日常需求整理、原型整理以及日常功能支持和跟進。在產品這條路上，有3年的時間，同時，這3年，也均是在現任崗位上。今天分享的問題，更偏重實際，沒有更多理論，因為，我本人也還沒有理解和整理到理論的高度，只是發現了在實際工作中如何更好的解決而已。

二、問題產生背景：

在日常支持，特別是季度末和年末時，就發現一個問題：各部門和領導，都要提供各種數據，分公司總經理要業績、簽約合同等信息，財務要今年的支出情況，商務要今年的開票情況，等等。這時候，就發現一個問題，每次都是要手動在數據庫中關聯多張表，并且使用的規則還很復雜，最悲催的是，提供的數據還無法保證一定是對的。這個事情就暴露出辦公自動化系統的數據集成和運用問題。

三、應對：

1、實際情況的困難：

1.1辦公自動化系統的數據無法集成的問題，是其最大的一個難題。首先這個系統的包含功能來自公司各部門：人力、財務、商務、市場、銷售和其他業務部門。因為功能的需求方的不同，因此造成各功能在需求提出時，是不考慮其他部門的信息時，同時，功能是以需求提出者的角度來整理和實現的。這就意味著，功能在一開始由使用者提出時，實際本來就是獨立存在的。這就造成了功能產生的數據是分布存在的。其次，以商務、財務、銷售等部門提出的功能需求，因其包含合同、庫存、資產等階段性變化的功能，因此，產生的數據必然是階段性，只有環比等對比， 才可體現。以上情況，造成辦公系統的數據是分布和階段存在的。

1.2但是，這些分布和階段的數據，卻均來自一個公司的內部各合作的部門，也就意味著，系統中的這些數據，在一定程度和方面上，是具有聯系的。比如，銷售提出要由商務、法務、財務等部門在簽訂前提前審批的合同文件，意味著在各部門確認并正式簽訂后，商務會進行歸檔，同時，后期銷售、項目團隊等按照合同條款等進行付款、采購、實施時，商務需要及時提供合同內容，并核對是否有必要進行付款、采購，以及在增加成本等操作時，需要有原合同。這就是說，由財務提出的付款流程、商務提出的合同歸檔功能、銷售提出的合同預審功能，在實際工作中，數據是進行傳遞和貫穿的。

1.3綜合以上兩點，就是辦公軟件的最大難題之一：分散和階段性變化的數據，如何在整個系統中進行傳遞和集成，并在季度末、年末和公司分析內部發展情況，進行展示和運用。

2、優化建議：

2.1我只是拿所在公司的實際優化方法來為大家解釋制定原因和解決的根本問題，以及開展工作中，存在的利弊，并不一定適合大家，但是在目前來看，是最為合理的解決方法。

2.2首先，是優化當前系統中已存在的各功能的數據體現。既然功能是各部門提出的，那各部門內部的數據的流通先整理出來。這是采取的第一步。這一步在我來了公司后，實際已經進行的差不多了，已經是收尾階段，只是在該部門有新的功能提供時，會要求提供新功能的數據與原功能數據的關聯和流通問題。比如2017年人力部門新提出的招聘流程，是從各分公司部門團隊領導提出的招聘需求開始，到各部領導審批和人力進行招聘，并約見，反饋結果，直到該員工入職。原來我們系統是有人員從入職開始的環節的，但是并沒有入職前的信息。本次加入了招聘環節后，就將其入職流程做了關聯。因為，在人力部門里，一個人從招聘面試開始，在期間產生的面試情況，背景調查等，均是有記錄的，并與之后的在職期間，與合同等信息，均為一份整體的信息。因此，線上將完成的招聘信息，直接傳遞到原人力的入職里面，可讓人力直接進行入職的相關操作。并在員工的保存信息中，與招聘進行關聯，完成線上的員工信息與招聘信息的整體化。

2.3第二步，兩兩合并兩個部門的功能數據傳遞。個體的問題解決后，就是解決兩兩部門的合作問題。因為各部門不可能是完全獨立的工作，必定對外是有聯系的。就像我司員工使用的筆記本等固定資產，就是在IT部門和商務部之間流轉的。當公司已有的筆記本無法滿足員工使用需求時，就會提出要申請新的筆記本，那這時 ，IT部門會先根據實際需求，核對當前庫存中的空閑本是否可以在小更改后，滿足員工的使用需求，或者與其他分公司進行調用。若無法滿足，就需要IT確認需要重新買本，那這時與相關領導報備后，就要商務部根據IT與提出員工確認的型號去與供應商協定，進行采購。既然采購，商務就要向財務進行報備，財務要作賬。在筆記本到貨后，商務首先要確認是自己訂單中的筆記本，然后IT部門會對筆記本進行技術上的檢查，然后再做登記給領用人。以上就是固定資產在實際工作中的流轉場景。在這其中，有以下數據是各部門關注的：IT關注的已有筆記本的庫存情況、商務關注的需要什么型號、以及商務財務關注的作賬的價格。在根據實際場景整理出，流轉的數據后，就將對接的環節的數據進行串聯。

2.4第三步，模塊化整合數據。顧名思義，就是按照整個模塊中存在的數據進行整理，而不是按照單個功能或者是相關的幾個部門。因為一般到這個進程時，其實系統內部數據的流通已經做的滿足當前各部門單獨的需求了，無法滿足的是管理層分析公司業績或者出年報時的數據，模塊化融合數據的使用對象，也是公司內部的高層管理人員。這些領導其實并不關心底下人過于細致的工作流程以及原因，他們關心的是自己所負責業務的預計結果、實際情況、整體業績、滾存數據、現金流量等信息，所以要提供給他們的，是模塊化的數據，并不是具體數據。之所以把模塊化融合數據的原因說這么多，是因為模塊化融合數據過程中，要求從高層的角度來看待這些數據，你得明白他們是用來做什么，為什么要這么整理數據。就比如我現在系統中的新簽合同信息，單是關于這一個新簽合同的維度我們就整理出了5個維度：部門新簽統計、銷售大區新簽、分公司新簽、預計新簽未回歸合同、季度新簽。這5個維度是從管理層查看的關于新簽訂合同的多個數據中，整理出來的5個維度，這個的選擇并沒有一定的規則，就是我當前負責的系統在整理不同功能的報表時，采用的原則都不一樣，但有一點是根本：為你的使用對象負責。這是選擇采用的整理方式或者是最終展現形式的根本原則。

2.5第四步，定期與各部門核對數據。這個不難理解，既然有了數據，就要定期核對，畢竟其他數據的展現再完美，數據本身就是有問題的，那一切都沒有意義。因為，關于基礎數據，都會與相關負責部門進行定期核對。核對方法和時間看實際需要就行，當前我采取的是第個季度初來核對。

2.6第五步，整理提供過的數據，為數據展現作參考。這個措施是個補充。前面在第二步和第三步時，是已經整理過展現的數據的，但是時代在與時俱進，也不可能天天去與領導核對，您最近都要什么數據啊，所以，整理領導讓提供的數據，發現其規律，然后整合提供。

2.7以上五步，是我根據我當前負責的系統整理出來的一些建議和方法。若有更好的建議，請指出。