給職場新人的三個極簡時間管理錦囊

“也許你不相信 你也許你沒留意

有多少人羨慕你 羨慕你年輕

這世界屬于你 只因為你年輕

你可得要抓得緊 回頭不容易”

上班的路上,我常會聽這首《趁你還年輕》,

陽光正能量的歌詞給人滿滿活力,

同時也寫出了對年輕人的忠告:

年輕的我們可以一無所有的踏入職場,而時間就是我們最大的寶藏!

時間是我們最深情而又無情的朋友:

你怎么對待它,它也會回饋給你同樣的禮物;

而同時它也絕對公平無私,來不得半分糊弄,

如果你想蒙混過關,結果被玩弄的只有你自己!雖然時常深感時間管理的重要性,不過相信你也會有跟君公子一樣的窘境:

每每勵志要開始管理自己的時間,掌控自己的人生,還沖入書店買了許多時間管理的書籍,去知乎、簡書、微博刷了很多大咖大牛們的時間管理心得與新奇認知,但回到現實生活中,卻依然很難完成給自己制定的計劃,繼續間歇性地躊躇滿志,持續性地混吃等死。

我們明白許多道理,卻依然過不好這一生。

反思一下,很重要的一個原因是:

我們明白的道理太多,方法論太多,

這讓我們整天都在仰視那些做出精美復雜時間管理表格的大神,

總拿自己與他們做比較,

覺得自己努力八輩子也趕不上人家,

所以障礙了自己的行動,最終棄療,

在時間無能癌的道路上病入膏肓。

這個時候,不妨不忘初心地想一想:我們努力學習時間管理是為了什么呢?

并不是為了光看別人怎么活的精彩,怎么厲害,而是為了自己活得更好更高效啊

所以我們有使用最笨最簡單但是對我們自己有用的時間管理療法的權利~

下面,君公子就給大家分享三個親身實踐過的極簡時間管理療法~

一、答試卷式工作法

此方法顧名思義,就是用答卷的方式處理工作。

先來回想一下我們讀書時的答卷流程:

1、開始之前,我們都有一個共同的目標:拿高分!并且在整個答卷過程中都不忘“初心”;

2、接下來,會大概看一下每道題的分值,預估一下自己的時間分配與答題策略;在整個答題過程中,我們會關注每個模塊的題是否在預定時間內答完,不要過多去糾結不會的題,先保證會的題全部做完做對;

3、最后,第一保證答完試卷,第二一定要檢查確認一遍已經完成的題目,不要犯低級錯誤。

其實,這一套答卷流程不僅能幫助我們在考試中拿高分,更能幫助我們提升工作效率。

這里跟大家舉一個現身說法的反面案例:

一次,佰職學院需要開辦線下訓練營,若然老師給君公子布置了三個任務:

1、 梳理訓練營活動流程準備主持詞;

2、 向佰職媒體部門提交宣傳片文字策劃稿;

3、 完成訓練營活動微信通訊稿的初稿內容。

因為只有3個半小時的時間,君公子領到任務后,并沒有認真思考,埋頭就做,結果梳理主持詞時太摳細節,忘記了時間,在只剩下半個小時的時候才告訴若然老師:“老師,我第一項任務還沒有做完……”如果這是一次考試,君公子就這樣交了白卷……

這樣的臨時掉鏈子行為可是職場大忌,所幸,若然老師并不是穿Prada的女魔頭,耐心引導君公子用答卷式工作法在接下來的三個半小時完成了所有任務,步驟如下:

1、 確定總體目標,制定完成策略:

我們的總目標是確保訓練營準備工作如期完成,那么這三項任務中很明顯我應該先做第二項,因為其中有跨部門合作,如果我無法如期交付任務,可能就會讓其他部門無法開展工作,所以正確的任務完成順序應該是2—1—3;

2、 合理預估時間,行動顧全大局:

不管時間有多緊,時間計劃也是要有的,按每個小時列出自己的事件列表,并在行動時顧全大局,可能給梳理主持稿的時間只有1小時,那么就是梳理出流程和信息點,不必要寫得特別詳盡,要努力確保每個小模塊在計劃的小時間段內完成;

3、 確保如期完成,留出檢查時間:

大多數人剛開始工作時都有頗高的心氣和斗志,迫不及待地想證明自己、站穩腳跟。一些新人生怕讓團隊和上司失望,所以哪怕不是100%有把握完成的工作,也先一把攬下來,無意中許下了沒法兌現的承諾,在關鍵時刻掉了鏈子,失去了上司的信任。

所以我們一定要訓練自己的時間感知力,可以通過過借助下面會講到的一些小工具記錄自己的時間和工作,清醒地知道自己完成某項任務所需要的時間,不要做超出自己能力的承諾;完成任務后,如果還有時間,請先別著急交付,在檢查一遍,一些細小的低級錯誤可能會讓你全部的努力大打折扣。

二、善用時間管理小工具

關于時間管理的表格、工具數不勝數,但是沒有必要用許多超復雜的管理工具占用我們的大腦內存與寶貴的時間,所以這里就給大家推薦最簡單的三樣~

1、潮汐APP

這是簡單好用的番茄鐘,也是優雅好看的白噪音應用。設計初衷得益于番茄工作法*(選擇一個待完成的任務,將番茄時間設為25分鐘,專注工作,中途不允許做任何與該任務無關的事,直到番茄時鐘響起,然后在紙上畫一個X短暫休息一下,每4個番茄時段多休息一會兒)的簡單高效,你可以用「潮汐」來幫你保持專注,工作半小時、休息幾分鐘,生活工作張弛有度。不止如此,「潮汐」更為每一種專注情境增加了可以讓人放松投入的白噪音——海浪、雨聲、森林、冥想與咖啡廳。置身萬物平和,讓你保持專注,遇見心流。

2、吞青蛙表格

先盜一張小六男神的吞青蛙表格圖

大家可以點擊放大查看一下,推薦大家在每天睡前或清晨早起的時候列出一天中最重要的要完成的1-3件事,就是我們今天要吞的“青蛙”,一天結束的時候,完成的可以標綠,木有完成的標紅;還可以每天記錄一下自己的小確幸和昨日收獲。

“番茄工作法”和“吃青蛙”兩者是天造地設的一對方法,因為大部分的青蛙(每天最重要的事情),都需要專注工作一兩個小時以上,才可能徹底解決。每個人每天都應該選出最重要的事情,并設定幾個番茄鐘來面對這只青蛙,一口口地吃下去。

3、一個有事件列表的手賬

俗話說,好記性不如爛筆頭,想要做高效能人士,我們必須要有一個隨時傍身的手賬或日記本,不亂在任何情況下,都不出狀況的記錄和規劃自己的時間與任務。

這里給大家推薦這種有按每個小時劃分的事件列表的效率手冊,在這里并不推薦大家用活頁紙,因為容易散亂丟失。

三、追求結果與效能

很多時候,我們整日忙碌,似乎也在用番茄鐘、吞青蛙的工具管理自己的時間、似乎也在不斷閱讀學習刷認知、似乎也把計劃排得滿滿的去做很多事,但是卻往往沒有達到預期的結果,這可能是因為我們缺乏以終為始得心法與效能意識。

古典老師說:“結果思維是一種把自己的能力和行動轉化為價值的思維方式。”以終為始就是要讓我們每天的行動變得更有交付價值并且可復制。

舉個生活中的例子:比如很多人都開始培養自己記賬的習慣。

那么你有問過自己記賬是為了什么嗎?通過記賬你想達到的效果是什么樣子的呢?

有些人記賬的結果只是清楚了自己一個月的收支;

有些人分類記賬:衣、食、住、行、教育、醫療、人情、休閑、旅游,還分別畫了餅圖,那么他的結果是知道自己每一類的花銷情況;

還有人把每月賬單做成家庭財務報表,分享給家庭成員,他的結果是可以和家人共同進一步制定計劃優化家庭的財務支出行為和理財規劃;

更有人把自己的賬單與個人或家庭財務報表同步到理財網站,和理財達人們交流心得,他的賬單給了別人諸多啟發,成為可以復制的結果。

當你對結果的追求不同,你的過程聽起來同樣都是在做一件事,但其實做的方法與用心程度相差甚遠。

所以,從今天開始,請你再列每日重要的1-3件事清單時,更加專注于有價值的結果,不要只追求效率而忽視了更為重要的效能。

結語

最后,送大家一句老話:“不怕慢,就怕站”。如果你已經決定告別時間無能癌,那么請趕緊動起來!歡迎大家在下方留言,分享你的時間管理心得或職場困惑,用心的我們值得擁有更好的前程!

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