關鍵詞：工作郵件，成果管理，結構化，標準化，信息對稱，markdown

1. 引言

在實習或工作中，定期總結個人工作成果，向領導匯報，是重要的工作溝通能力。
本文總結了筆者長期撰寫工作郵件的方法總結，內容大綱如下。

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思維導圖由mindmanager繪制。

2. 意義效果

• 匯總展示工作成果，紙面存檔
  日常的工作成果，如果不能及時總結整理，很容易流失湮沒在瑣事之中，造成成果流失。
  有意識地撰寫工作總結，實際上是一種成果管理的方式，讓自己和團隊的努力結果在紙面上固化。
  郵件的形式方便轉發和傳閱，有利于工作成果獲得更廣泛認同。

• 與領導保持單向信息對稱，推動進展
  單向信息對稱：你不需要了解領導在做什么，但必須讓領導知道你做了什么。
  領導要統籌全局，需要第一手的執行進展作為決策依據，及時、高質量的工作總結是推動團隊工作的重要手段。領導可以在自己感興趣、有時間的情況下查閱，一般的匯報不要詳細的回復，“收到”和“同意下一步計劃”足夠。

• 工作備忘，請示下一步工作計劃
  郵件形式的工作總結，實際上是團隊的工作備忘。
  在現有工作成果的基礎上，提出后續工作計劃，獲得領導認可后，即成為后續工作目標。
  如此，以文字的形式達成目標共識，可以避免你做的不是我預期的窘境。

3. 內容結構

工作匯報郵件，實質上是非正式的公對公的業務信函。在形式和內容上不需要個性化的創新，越規范標準，效用越好。基本的結構分為三大板塊：

• 工作進展
• 問題分析
• 后續計劃

行文方式應當結構化、標準化。對于結構化的寫作，最好的寫作方式自然是markdown。

3.1 工作進展

工作成果的描述全部采用黑點開頭的無序列表形式，簡要展示重點信息。
若匯報團隊大項目，可能采用Excel表格匯總，整體信息添加附件。

成果描述的要點有：

• 時間，若先后完成多項工作，表明分別完成的時間；
• 過程，即采用什么方法，用了什么軟件和技術；
• 成果，如建立橋梁模型、撰寫會議總結、繪制5施工圖等；
• 同事關系
  • 上級負責人
  • 同級合作者
  • 下屬

顯然，成果的描述是核心。相關人員的描述是為了體現自己的團隊角色，同時便于領導在興趣的時候，進一步了解工作情況。

完整的成果描述如：

• 周二，用鴻業綜合管廊2.0，建立濱河路綜合管廊BIM模型，由張主任安排，與王工一起完成；

簡要的描述如：

• 建立濱河路綜合管廊BIM模型；

3.2 問題分析

實際工作中必然遇到一些問題和困難，需要請示。對于任何困難或問題，提出可能的方案A B，將問答題轉換成選擇題。問題描述和分析之后，讓領導了解下一步可能采取什么行動，從而做出決策。如果不能給出備選方案，那么領導往往不會立即給出決策指示。表達結果為：

• 問題描述，當前遇到XX狀況；
• 問題分析，這樣的狀況可能導致什么后果（質量下降、進度耽誤）；
• 解決方案，A方案、B方案，分析可能的優缺點；
• 請示安排；

工作電腦故障請示

• 目前的主要問題是工作電腦配置太低，經常出現故障
  • 運行AutoCAD插件經常死機；
  • 大型三維模型無法打開；
• 如果問題不能解決，工作進度會耽誤，不能在周三按時出圖；
• 可能的解決方法：
  • 換電腦機位；
  • 請設備人員配置我的個人電腦；
• 如果不能解決電腦安排，可以考慮將工作轉交其他同事，以免耽誤進度。請您考慮。

知識管理提議

程序開發后續有兩項工作，1. 程序細節完善，2. 程序技術文檔。

• 問題是時間有限，最多完成其中一項；
• 程序的功能需要長期完善，短期難以完成，技術文檔整理更加緊迫。
• 如果不能盡快整理技術文檔：
  • 程序規模很大，后期難以維護；
  • 程序代碼難以交接，成果流失；
• 兩害相權取其輕，建議先做技術文檔。請您安排。

3.3 后續計劃

后續計劃是匯報郵件中最具建設性的部分，推動團隊項目進展的關鍵。在工作總結和問題分析的基礎上提出后續工作計劃，更容易引起領導的重視，比貿然的提議更有價值更顯成熟。

工作計劃的表述模式為：時間節點+預期成果。最好對預期的工作成果量化描述，如：

• 8.15日，預期完成5張預應力鋼束圖繪制；

量化的工作描述優點在于：

• 個人評估工作計劃的可行性；
• 便于領導把握總體工作進度；

主動提出后續計劃是發揮主觀能動性的最佳時機，借此機會可以將工作方向向自己的意向方向推動，主動承擔和自己優勢匹配的高價值任務，發揮個人優勢。如：

考慮BIM模型在實際工作中還不成熟。如果有必要，我希望繼續深入BIM技術實際應用：

• 建立三維可視化模型；

• 施工碰撞檢查；
• 二維圖紙輸出；

具體工作，還請您決定。

4. 寫作風格

• 簡介扼要
  正文總結關鍵要點， 詳細的成果可以增加附件。不要出現過長的句子和段落，充分考慮對方的閱讀體驗
• 層次清晰
  用小標題和列表結構展示出清晰的層次，讓對方查閱一目了然，清晰地看到關鍵要點。
  文檔格式標準化，前后一致，用統一標準的形式表現內容，降低思維切換成本。
• 客觀敘述
  客觀總結工作的成果和現有問題。
  可以有自己對工作問題的思考判斷，但不要有個人對其他主觀評價，尤其負面評價。
  如果需要表達主觀意見，最好見面交流，而非郵件。

簡而言之，工作匯報郵件應當是“公對公”的話語風格。檢驗的標準即為：這封郵件能否不加修改，直接抄送其他相關同事。

5. 郵件匯報示例

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6. 實戰攻略

實際操作中還有一些需要注意的問題。

6.1 時機

最好的時機是：

• 階段匯報，工作日下班前；
• 一周匯報，周五下班前；

盡可能在公共工作時間發送郵件，以免打擾。具體情況視領導的工作習慣。

6.2 摘要

如果郵件內容過長，簡單總結摘要或關鍵詞，務必領導在手機一屏之內了解你的要點。

6.3 標準化

固定自己的寫作表述方式

• 形成高效習慣，快速完成工作總結
• 節省領導的切換成本

6.4 圖形化表達

過多的文字會造成閱讀負擔，要提高表達效果，可以采用思維導圖，將結構內容可視化。

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6.5 附件

詳細、具體的問題采用附件描述。
附件文件較少的情況，直接發送文件，不要發送壓縮文件，以便對方在手機快捷打開文件。

6.6 請求建議

請對方給出工作建議，指出自己的不足。

6.7 效果預覽

重要的郵件先發給自己，檢查有沒有錯誤，在手機預覽效果。
iPhone 6的中號屏幕不要超過三屏內容，如果超過，果斷刪減。

7. 總結

對于一個企業，工作總結郵件的價值在于：

• 保證信息對稱
• 提供決策依據
• 推動業務進展

企業生而為盈，個人對于企業價值無非

• 降低成本
• 創造價值

高質量的工作總結郵件同時推動了這兩個方面。