根據(jù)某些報告或論文編寫體例的要求，讓文檔的一級標(biāo)題使用“黑體，小三”，二級標(biāo)題使用“宋體，加粗，四號”之類。通過外觀調(diào)整（排版）而模擬出“結(jié)構(gòu)化”的效果，這，是浪費生命和腦力之舉，是文字處理中最大的惡。
昨天收到了一個同事的譯稿，是一本普通的以文字為主的小書。打開文件，發(fā)現(xiàn)他費心地“排版”了，并且竭盡全力保留或“還原”了原書PDF文件所呈現(xiàn)的格式。
他做了無用功，浪費了自己寶貴的時間。
普通Word用戶，最常見的錯誤，就是把Word當(dāng)作了“排版軟件”，而沒有將其看作“文字處理軟件”。沒錯，Word有一定的排版功能，而且還能排得不錯，但是，這跟它的文字處理功能比起來，是不值一提的。
2000年前，WPS沒落，想奮起直追的時候，在發(fā)布第一款Windows平臺的WPS時，發(fā)了一篇文章，指出Word的“不足”，說它排版功能不好，文字容易“跑版”。其實那是認識錯誤，跟80%的普通用戶犯了同樣的認識錯誤。任何一款好的文字處理軟件，其首要任務(wù)，是確保在占用有限計算資源的情況下，能夠使文字自如流動，數(shù)百頁的文件，在中間剪切掉或插入一大段，后續(xù)的文字能自動“流動”——或者擴展，或者收縮。為了達到這一點，“版面”的穩(wěn)定性，就是一個必須犧牲的東西。
普通人用Word，一般不過打幾千個字。幾千個字對于普通人腦來說，總是可以控制的，所以不會想到要讓文檔有層次，變得結(jié)構(gòu)化。但是，涉及到長篇的報告、論文、書稿的撰寫，如果不懂得結(jié)構(gòu)化文檔，只是一味地增加文字，文檔就會變得不可控，Word也變得“不好用”起來。
其實，不是Word不好用，而是你不會用。
一個普遍的說法，說“80%的Word用戶只知道其20%的功能”，這其實是客氣的，或者說高估了用戶的應(yīng)用能力。我一般只需一堂課，就能讓我的研究生，或是參加工作坊的老師，認識到自己只知道Word的10%的功能。
這兩年有人開始推崇MarkDown的理念。只需一個純文本編輯器，你就能編輯出有一二三級標(biāo)題，有層次有結(jié)構(gòu)的文檔，非常的酷。在MarkDown語法中，用＃開始一個一級標(biāo)題，用＃＃開始一個二級標(biāo)題，如此類推。至于最終文稿的樣式，全看你選擇何種解釋器，由它來給你生成最終的PDF文檔，或者是轉(zhuǎn)換為Word文檔等可編輯格式。
但是，這一切，歸根結(jié)底，還得是你知道文檔是應(yīng)該有結(jié)構(gòu)的，知道如何給文檔區(qū)分層次，并認識到結(jié)構(gòu)這個東西很重要。
大多數(shù)人寫文字，都是線性的，從開頭的一個字、一個詞，一直寫到最后一個字或詞。文學(xué)創(chuàng)作可以這樣做，雖然也并非最好的辦法。但是，技術(shù)寫作，包括研究報告、研究論文、專業(yè)書籍的寫作，線性的方法一定是最差的方法。最優(yōu)的方法，是初中寫作文的時候，老師就教育我們的，要列提綱，然后根據(jù)提綱寫。但是模擬環(huán)境下，提綱是提綱，正式文章是正式文章，兩者是物理上分離的兩樣?xùn)|西。但是，在數(shù)字化世界中，使用Word或者WPS（對，當(dāng)代的WPS進步了，終于老老實實要做文字處理軟件了），或者MarkDown的理念寫東西，提綱擬定好之后，提綱就是長文檔的標(biāo)題大綱，可以直接在里面填寫添加正文的文字。由于有了提綱（各級標(biāo)題），填寫文字的時候可以根據(jù)自己的一時興致、研究的成熟度、材料的多寡，選擇先填寫哪一部分，后填寫哪一部分，無需進行線性的寫作。如此一來，長文檔的創(chuàng)作就化整為零，變成了可以分而治之的工作，一切變得可控起來。
這一切，還得是你知道文檔是應(yīng)該有結(jié)構(gòu)的，知道如何給文檔區(qū)分層次，并認識到結(jié)構(gòu)這個東西很重要。
了解了如何通過標(biāo)題的級別來掌控文檔，你的Word寫作，就提升了一個境界。當(dāng)然，很多人之所以一直沒有能夠上升到這個境界，這跟Word本地化過程中一個術(shù)語翻譯得不夠科學(xué)有關(guān)系：Heading。英文版中，Word的樣式表里面，標(biāo)題級別是Heading1， 2， 3……；中文版對應(yīng)的是“標(biāo)題1，2，3……”，看上去完全對應(yīng)。但是實際上，翻譯的語序錯了，應(yīng)該是“一級標(biāo)題、二級標(biāo)題、三級標(biāo)題……”。（想一下，Grade 1， 不是“年級1”，而是“一年級”，Class 2，不是“班級2”，而是“二班”。）
由于中文的“標(biāo)題1，2，3”命名不科學(xué)，導(dǎo)致一部分Word有點嘗試欲望的用戶以為，文章中的第一個標(biāo)題，應(yīng)該用“標(biāo)題1”，第二個標(biāo)題，應(yīng)該用“標(biāo)題2”……。實際一用發(fā)現(xiàn)很混亂，于是乎不了了之。
明白了Word的“標(biāo)題”樣式中文譯名的“底細”之后，大家再使用，應(yīng)該就沒有障礙了。映射到寫書時的需求，書中的每個“章”，就用“標(biāo)題1”（一級標(biāo)題”；每個節(jié)，就用“標(biāo)題2”（二級標(biāo)題），依此類推。
一旦你的書稿有了標(biāo)題樣式，生成個目錄啥的，就是順理成章，水到渠成的事了。當(dāng)然，如何讓你的目錄和封面頁跟正文分別采用不同的頁碼和頁眉頁腳內(nèi)容，那是一件繁瑣，同時也極有趣的事情。可以先百度一下技術(shù)貼，不過我估計大家看了技術(shù)貼，也僅限于會操作（極有可能隨即忘掉）。而里面的內(nèi)情如果了解了，知道了這些操作背后的邏輯，你對文字處理的理解，又會上升另一個層次。（留諸來日吧。）
至于Word給你的標(biāo)題樣式好不好看，中不中意，這真的很不重要。作為一個剛剛從線性寫作中上升到認識了標(biāo)題意義，可以嘗試結(jié)構(gòu)化寫作的人來說，這篇文章讀到這里，大家學(xué)到的東西，已經(jīng)很多；所跨越的步伐，已經(jīng)很大。不得不說的是，文檔的外觀，比起結(jié)構(gòu)，實在是很不重要。最可怕的，是不懂結(jié)構(gòu)，而僅僅通過改變外觀，讓文檔變得“似乎”有結(jié)構(gòu)。這種事大家都做過吧？就是根據(jù)某些報告或論文編寫體例的要求，讓文檔的一級標(biāo)題使用“黑體，小三”，二級標(biāo)題使用“宋體，加粗，四號”之類。通過外觀調(diào)整（排版）而模擬出“結(jié)構(gòu)化”的效果，這，是浪費生命和腦力之舉，是文字處理中最大的惡。
所以我再重復(fù)一邊，知道文檔是應(yīng)該有結(jié)構(gòu)的，知道如何給文檔區(qū)分層次，并認識到結(jié)構(gòu)這個東西很重要的。至于結(jié)構(gòu)化了的文檔的外觀問題，如果你是撰稿人，可以完全不管，那是排版工人的事，你的任務(wù)是呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)清晰、內(nèi)容完整的手稿。如果你自己希望把文檔印出來，可以等我的下一篇文章（我也不知道啥時候我有時間、有興致寫），陷入**追求文檔外觀美**的不歸之路（美是沒有止境的啊）。
而掌握了結(jié)構(gòu)之后，如果需要團隊協(xié)作，多人共同創(chuàng)作一個長文檔（報告、書稿），如果能輔以“主控文檔”“子文檔”的管理技巧，加上自動編號技巧（拜托，不要動不動就想“干掉”Word提供的這個絕佳的幫手，稍微花點時間了解掌握它，你得到的，是人生以后歲月里，這文字處理上節(jié)省出來的大把大把的時間），加上“交叉引用”……，你的團隊，在技術(shù)寫作和協(xié)作方面，就牛X了。讀到這里，大家是不是隱約感覺到，Word的功能，自己還真是所知甚少……別急，大家還有域（這是什么鬼）、宏（這又是什么鬼）、Visual Basic for Applications（我也不大懂，不過說出來是不是讓大家覺得我很高端）要了解呢。
把Word視作結(jié)構(gòu)化寫作的工具，戒除掉對文檔外在形式的病態(tài)的渴求，忘記所謂到“排版”，掌握了“標(biāo)題1、2、3”的快捷鍵，你就把Word變成了最牛X的把結(jié)構(gòu)化（MarkDown所標(biāo)榜的優(yōu)勢）和WYSIWYG（所見即所得）相結(jié)合的內(nèi)容創(chuàng)作工具，這可比網(wǎng)上炒得熱熱鬧鬧的一大宗MarkDown工具強多了。
關(guān)鍵，是忘掉外觀，關(guān)注結(jié)構(gòu)。就像我，寫文章，連段首的空格都不空的（那是排版的事兒）。
祝你成為20%的那批了解Word的80%功能的用戶。“
