“下周要向公司領導匯報項目情況，準備一份ppt吧。”部門經理向你分派工作。

接下來，可能會出現這樣幾種情形：

情形1：你回去之后打開PPT，立刻開始動手寫，時間很快過去三四天，第一、二部分非常詳實，剩下的核心內容卻一個字沒寫。于是，不得不倉促趕工，剩余部分的質量可想而知。

情形2：你寫的行云流水，到第三部分時，卻突然發現沒有提前跟品牌部門溝通，必要的資料不齊備。接下來兩天，只能等著品牌準備資料。

情形3：你一口氣用幾天時間寫了好幾十頁PPT，正在享受成就感，旁邊同事說：“向公司領導匯報不用事無巨細，把主要進展和主要問題說清楚就好，最多十幾頁搞定，多了領導也沒工夫聽啊。”這時，你是不是欲哭無淚？

情形4：經歷各種波折，好容易把匯報材料搞定，部門經理卻沒好臉色：“這不是我想要的！我要向公司領導爭取資源，項目情況不能說的這么樂觀，關鍵問題要說深說透。明天下午就要匯報了，晚上加個班，明天早上我再看看。”

這都是我們在工作中時常遇到的典型低效率情景，看上去是不是很眼熟？大家或多或少都遇到過。

《零秒工作：速度解決一切的麥肯錫工作術》一書作者赤羽雄二認為，效率低下的三大主要原因：

眾多管理層和部門領導無法自己做決定和推進工作；

部門對外協調后的再次協調；

隨之而來龐雜繁冗的資料制作。

要提高工作效率，要克服上述低效情形，作者的觀點是，提高工作效率不可或缺的兩個關鍵詞是“快”與“早”，速度能夠解決一切問題。

一旦提升工作速度，一是能迅速著手開展真正應該推進的重要工作；二是時間充裕后，頭腦也會越來越靈活，考慮問題也會更加全面；三是多次運用PDCA管理循環，不斷優化工作成果；四是各項工作都進入良性循環，自己也充滿了干勁。

作者曾在麥肯錫工作十四年，最多時同時負責7-10個項目。在書中，作者公布了如何完成如此龐大工作量的高效工作秘訣。這些秘訣，是作者基于自身多年的工作經驗，總結提煉出來的思考方法和工作技巧，以及能夠更好指導我們提高工作效率的八項原則。希望改善工作效率的小伙伴們，不妨抽空閱讀并多加實踐。

01 高效工作的原則

簡單介紹其中的四項：

（1）首先形成整體印象

所謂的整體印象，是指最終的成果是什么、為了取得最終的成果需要考慮什么樣的因素、需要按照什么步驟和順序才能取得成果、從什么地方著手才最有效等綜合因素。

不要一上手就進入工作的細節層面，這將會影響我們對整體工作的判斷。

以做一份PPT報告為例，首先要弄清楚報告的閱讀對象、要達成的目的、匯報的時長，然后根據這些情況，明確PPT的篇幅，分為幾個部分，每個部分需要包含哪些主要觀點和支撐材料等等。

有了整體印象，一方面，我們可以對工作的關鍵點和風險點進行整體評判，把更多的時間和精力放在重要的部分上，節約工作時間，另一方面，還能夠更好的提高工作的質量。

在開始具體工作前，我們還可以跟領導提前溝通整體印象，就工作的成果達成一致，能夠盡量避免返工。

（2）掌握工作的要領

掌握工作要領是指把握工作完成所必需的要點，在減少時間浪費的同時推進工作。只要掌握了要領，就能夠把握工作各要素的整體平衡，把精力主要放在應該重視的部分上；節省出時間后，還能充分使用PDCA管理循環，不斷完善工作質量。

為了達到這種狀態，我們必須：

首先，想象某項工作進展順利，并且已經圓滿完成的情形，腦中要有明確的“工作成功的設想”。

其次，對于實現“工作成功的設想”所必需的要素，在腦海中反復模擬工作的運行流程，對細節進行分析，發現容易出現問題的環節。

最后，要多觀察工作熟練者的工作狀態并虛心求教，分析他們眼中的工作要領是什么。

（3）對改善方法本身做改善

在提升工作速度的時候，每個人都會選擇仔細觀察老員工的工作方式。這是一種改善方法，那么如何對這個方法做改善呢？

我們可以選擇兩位工作速度快的員工、兩位工作速度慢的員工，然后做對比分析，歸納出他們的異同點，最后對自己的工作方式作出調整。

工欲善其事，必先利其器。反復打磨工具的人，必然比工作一成不變的人更有效率。

（4）盡量避免返工

接手某項工作，應該向公司內外部有經驗的人多多請教，理解整體流程，確認好容易出現問題的地方。

工作過程中，要頻繁向上司和前任員工確認。

在腦子里多做模擬訓練，反復設想工作的流程，一旦發生了偏差，也可以馬上注意到。

確實出現了問題，要用最快的速度采取挽救措施，不能任其發展，否則會付出更大的代價。

02 提高思考速度的技巧

作者介紹了零秒思考、假設性思考、零基礎思考、深入挖掘和工作框架等方法。

（1）零秒思考（A4紙筆記法）

有問題、有情緒的時候，拿出一張A4紙，用1分鐘把腦子里想到的內容原樣寫下來，以一定程度詳細的方式寫出4-6行來，不用在意格式、邏輯、結構、順序、措辭，把所有影響點子冒出來的條條框框都拋在一邊。

核心規則如下，具體方法可以參考我的上一篇文章《思考這么復雜的事情，是該用個簡單法子！》。

（2）假設性思考

假設性思考是指面對問題時，從一開始做出一個假設，在解決的過程中再不斷驗證自己的想法。

通過這種方法，能夠迅速開始假設的構想、驗證和修正，帶來超常工作速度。否則，就需要漫無目的的查找、搜尋大量資料，不能圍繞一個方向深度挖掘，就會在得出結論前花費大量時間。

要做出假設，需要一定程度的行業知識。如果不熟悉，可以先找一位對該行業特別熟悉的人，通過多多詢問問題，獲取大量的信息和知識。如果僅靠想象力來進行假設，會花費大量時間，而且準確度很低。

做出假設后，需要對假設進行驗證，具體方法包括：一是，采訪對相關問題特別了解的人；二是，分析故障信息，如顧客的投訴、代理的反饋等。

（3）工作框架

工作框架是指用于整理工作的骨架，一般是2×2或3×3的格子。最常見的一個例子是，在時間管理中，我們按照緊急、重要兩個維度，把任務分為重要且緊急、重要且不緊急、不重要且緊急、不重要且不緊急四種情況。

采用工作框架來整理工作，能清晰的劃分觀點和問題。尤其是在討論中，由于一群人各自按照自己的標準思考并提出建議，很容易自說自話。有了工作框架，討論在每一個格子里填寫什么內容時，大家能用相同的視點來審視同一問題。

工作框架非常有用，但熟練掌握很難，需要大量練習。同一個問題，橫軸和縱軸的劃分方式有很多種，練習時要多想出幾個備選項，從中選出最符合的分類方式。

作者建議，將一張A4紙橫放，每頁畫6個2×2的格子，復印50頁，每天1頁，練習寫6個工作框架。

03 提升日常工作效率的技巧

日常工作中，我們大部分工作所涉及的內容包括收集信息、制作文件、參加會議、回復郵件和交流溝通等。如果我們能夠提高這五個方面的效率，那么整體工作效率將大幅提升。

全書用一半篇幅講述這五個方面的具體工作技巧，每個方面都提出了數條到十幾條技巧，非常具體、實用，有操作性。

以高效制作文件為例，作者提出了7條或大或小的技巧，包括使用A4紙筆記法盡快建立報告框架、跟上司確認整體印象、編制工作完成概要、盲打和快捷鍵、把能夠反復使用的文件保存在專用文件夾里、頻繁保存文件、關掉網絡并集中編寫。

其中，為了解決布置工作時指示不明確的問題，應該編制詳細的工作完成概要，用來展示工作結束時應該形成怎樣的結果：既要說明最終的目標，又要確定整體的目錄、頁數、頁面分配，以及每頁的標題。

這樣，員工開展工作時就不會發生偏差。如果再頻繁召開進度確認會議，每次10到15分鐘，基本上就不會出現返工的情況。

這五個領域37條技巧，根據小K的理解，大部分可以歸納為以下幾個方面：

（1）明確的優化意識和主動的優化動作

在工作中，能夠改進的點是無窮無盡的。“把文件復印二十份，然后裝訂起來”這樣的工作也是可以改進的。例如，為了避免遺忘，可以在復印機上貼上便簽；為了讓復印件沒有陰影，可用較大的紙把文件全部覆蓋；裝訂時要45度角訂，方便翻閱，不易撕破。

小K認為，在優化意識的指導下，優化動作有兩類：

第一類優化動作，是主動尋找優化空間，研究提高效率的技巧。

小K建議大家養成每日總結和項目復盤的習慣。在任務過程中，在任務結束后，或者在每一天下班后，拿出固定的時間，思考工作中的問題，有意識地尋找工作中低效的環節、重復的環節，看看是否有優化的空間，研究提高工作效率的技巧。

例如，今天計算績效分數，需要兩列數據（各考核項的權重和打分）相乘后求和，如果自己手寫公式，顯然很費時間。這時就要提醒自己，這沒準是提升效率的一個小契機。

詢問Excel經驗豐富的同事，或者百度“兩列相乘求和 Excel”等關鍵詞，自然就會發現SUMPRODUCT這個以前不了解的函數。

第二類優化動作，是每天單獨留出時間，執行持續性的優化提升活動。

例如，工作中如果需要持續更新大量信息，每天早晚可以留出30分鐘時間，專門用于收集信息。喜歡在微信上收集、學習各類信息的小伙伴可以嘗試一下，每次不要超過半小時。

根據自己工作學習的需要，看到有價值的信息要分門別類的整理到不同文件夾，圈出重點信息，提煉出核心要點。

（2）優質的信息渠道或經驗來源

優質的信息，能夠幫助我們準確判斷現狀，作出優質的決策。如果缺乏優質的信息渠道或者經驗來源，要么，我們會在收集信息上浪費大量時間，卻沒有接觸到最精華的信息；要么，我們在低價值信息的誤導下，看不到問題的關鍵點，影響后續的工作質量與效率。

怎么才能提高信息收集的效率和質量？作者提到了幾個方面：

1.在自己關心的領域，注冊10個左右電子雜志，每天早晚半小時時間可以抽空閱讀發來的報道；

2.社交軟件上好友或專業人士發布的信息。如果關注的領域相近，這些好友就像眼睛和耳朵，幫助自己收集大量的信息；

3.觀看國外的視頻會議，參加學習會、研討會、展會等，每個月參加1-2次，就能高效掌握行業動態，拓展人脈關系；

4.要有比自己小5歲、大5歲和大10歲年齡段的朋友，每個年齡段選擇6-7人，發出一塊吃飯、聊天、參會的邀請。這樣的咨詢對象，應該半年溝通一次。

（3）舒適的工作條件與優化的工具

要高效工作，應該為自己創造一個舒適的環境，在這個環境中工作，感到心情愉悅，才能快速開展一項工作，并在過程中保持專注。

同時，工欲善其事，必先利其器，要把工具優化的優先級放在日常工作之上。學習和優化工具雖然要花費時間，但在日后卻能持續不斷的提升工作效率，長期積累下來，節約的時間是其百倍、千倍，成果質量也會更好。例如：

1.使用大屏幕電腦辦公，屏幕的切換會大幅減少，因為頁面整體能夠一目了然，展示更多的信息，也能減少視覺疲勞；

2.關掉網絡，聚焦于文件編寫工作；

3.把搜索引擎的搜索結果顯示數量從默認的10條設置為100條（注：百度最多為50條）；

4.在輸入法中登記200-300個自己的常用詞匯，輸入的速度就會快得驚人，讓人輕松愉快的完成工作。

根據小K的經驗，定期抽出時間學習和優化工具是非常有必要的。

一是要去發現新的工具，這可以向他人學習，或者在網絡上搜索別人推薦的工具、方法。一旦發現后，要立即試用，然后從功能相似的一批工具、軟件、方法中，選出自己最順手的長期使用。

二是要對自己使用的工具進行研究，熟悉其各方面的功能，借鑒其他人的創新用法，在此基礎上形成優化的使用習慣，以便提高使用工具的效率。

（4）減少重復性工作所花費的時間

1.使用快捷鍵，使用快捷鍵，使用快捷鍵。

對于操作系統和常用軟件，如Word、Excel、PPT等常用辦公軟件，或者與你工作相關的專業軟件，學習快捷鍵雖然是件枯燥的事情，但在時間上的投資回報率絕對是百倍千倍。

常見的快捷鍵，如Ctrl+C，Ctrl+V，Ctrl+S，Ctrl+W，Ctrl+Z，F2(修改文件名），Shift+Alt+↑/↓，不會使用的話，簡直沒法混江湖。

這里僅以Shift+Alt+↑/↓為例，它的功能是將一行字向上或向下移動，如我們在PPT文本框中寫了3句話，想重新排列順序，使用這個快捷鍵就非常簡單快速。

2.把重復使用的文件保存在專用文件夾。

工作中的資料和郵件不必每一個都重新開始寫，那些可以反復使用的文件，可以全部都存在“范本文件夾”中。下次要用時，直接拷貝修改。

作者自己的范本文件夾中有好幾百份文件，每次使用時，都在細節上作出修改，文件不斷得到完善，或者衍生出2-3種不同的版本。

3.郵件也應當保存在范文文件中。重復利用時，根據具體情況進行調整，檢查后就可以直接發給他人，速度也是快的驚人。

4.做好文件分類存檔和命名，減少查找文件和郵件的時間。

在文件命名方面，小K建議的命名規則為：時間+重要性標識符+文件名+版本號+【場景說明】。舉個例子：《2017-03-25★公司十三五人力資源規劃 v2.0（上會版）【向集團李總匯報】》。名字雖長，但顯示了大量信息，后期查找時能節約不少時間。

重要性標識符：可選項，如果某個文件非常重要，后期經常要參考或使用，可以加“★”做標識，一眼就能從眾多文件中看到；（要輸入★符號，可在搜狗輸入法中輸入五角星拼音首字母wjx）

版本號：采用v1.0這樣的符號，還可以加上簡單說明，如v1.0（小組討論稿）、v2.0（定稿）；

場景說明：用于說明文件使用的場景、對象、特殊內容等信息，如【行業論壇推介】、【向李總匯報】。如果是相似文件有多個衍生版本，也可以在場景說明中標注，如【保守數據】、【樂觀數據】、【對外版本】、【內部版本】。增加場景說明的目的，是幫助回憶或避免混淆。時間久了，僅憑文件名，大多數時間很難想起文件內容，尤其是有多份相似文件時。

（5）有質量的溝通

1.開會的時候使用白板。會議負責人將各發言人的發言簡單易懂的在白板上記錄下來，并向其確認，會議結束時把板書拍照就形成會議紀要。如果遇到分歧，就將雙方的異同點用表格的形式整理出來，非常清晰。

2.布置工作或接受任務時，要編制工作完成概要。由于信息不對稱、能力差異或上司指示模糊，上下級對工作任務的理解是有差異的，如采用本文前述的工作完成概要，就可以消除這些因素導致的效率低下問題。工作完成概要最好由上級編寫，如果上級沒有這樣的習慣，可以由下屬編寫然后找上司確認。

3.將想要傳達的信息歸納成3-4個重點。在發言前，將溝通內容簡單歸納成3-4點，并在筆記本上記錄下來，發言的時候就能夠做到不慌不忙，條理清晰，不會害怕說著說著就斷片了，也不會忘記溝通重要內容。

4.通過書面形式共享意見一致的內容。溝通后最好把意見一致的內容當場紀錄下來，并向對方確認，以避免理解上的誤差。同時，書面確認能夠避免過一段時間后雙方記憶模糊帶來的問題。

5.難以開口的郵件內容，也要迅速回復。如果顧及對方情緒，不愿清晰傳達，既降低了工作效率，又有可能導致更加糟糕的情況，帶來更大的損失。但迅速回復時需要注意措辭，最好請同事、朋友幫忙看看，避免引起對方反感。

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