首先，工作和私人郵箱分開。
然后：
一、對E-mail的態(tài)度：
- E-mail僅是一種交流工具，并不是非它不可。如果可以通過別的方式來溝通，不妨嘗試其他，如：會議溝通、電話溝通或紙質(zhì)溝通。
- 明確檢查郵件的時間，如：什么時候、隔多長檢查郵箱等。
- 養(yǎng)成標(biāo)注郵件的習(xí)慣，如：已經(jīng)閱讀過但尚未處理的郵件，如重要郵件等。要給大腦減負(fù)。
- 寫作語言不要很隨便，盡管它沒有商務(wù)信函那般正式。
二、養(yǎng)成好的E-mail寫作習(xí)慣
寫一份專業(yè)的電子郵件，只需要記住兩個基本原則：有禮貌，講重點。
1) 收件人：
- 勿發(fā)錯，勿張冠李戴。
- 慎用群發(fā)（有些E-mail已提供，分別發(fā)送功能）。
2) 主題：
- 杜絕空白標(biāo)題。
- 語言簡練，突出優(yōu)勢。
- 可適當(dāng)表明來源，如：公司名，或自己姓名。
- 若緊急，可在主題中加入“緊急”字樣。
- 可適當(dāng)標(biāo)明截止日期。
3) 正文：簡單+明晰
- 問候語不可少。不直呼其名，稱呼老師或以職稱為后綴，不要貿(mào)然稱人“小×”，親昵的叫法，能少則少。
- 自報家門，別假設(shè)對方知道你。注重交代背景，身份。
- 正文內(nèi)容，簡明扼要，行文通暢，注重直接的溝通結(jié)果。不用古文、俚語和難懂的縮寫。別把自己當(dāng)作家，切勿使用意識流文字。
- 正文開頭，直接表明你的意圖，避免浪費別人時間。
- 正文格式，美觀清楚。重點部分，用項目編號標(biāo)出，并進行說明。使用方便閱讀的字體和字號。
- 如非必要，不要中英文混用。
- 表情符號，切勿濫用，避免輕佻。
- 禮貌性的結(jié)束語。同時說明是否需要回復(fù)，避免浪費別人時間。
- 避免錯別字和拼寫錯誤。
4) 簽名檔
- 使用簽名檔，留下直觀清楚的信息。
5) 附件：
- 正文中說明有附件，切勿遺漏附件。
- 無論何時，上傳附件一定要殺毒，避免不良印象。
6) 檢查：
- 發(fā)送前，仔細(xì)檢查：收件人、抄送人、內(nèi)文、稱謂、落款，以及附件中的相關(guān)信息。
- 保存到發(fā)件箱，存底是最好的證據(jù)，避免后期糾紛。
- 不發(fā)可以在網(wǎng)上找到信息的郵件。
三、郵件管理：
1、直接X掉的郵件
- 郵件內(nèi)容跟你的工作職責(zé)沒有直接聯(lián)系或者是相沖突。
- 跟你有間接關(guān)系，但你不確定要如何回復(fù)的郵件。
- 沒有明確表示要讓你做什么的郵件（無意義的郵件）。
- 適合采用直接溝通的交流方式的郵件。
- 已經(jīng)解決過問題，但再次詢問的郵件。
- 內(nèi)容不完整的郵件。
- 來歷不明的抄送信息。
2、閱讀郵件
- 發(fā)件人是直接還是間接發(fā)給你的。
- 發(fā)件人是否在郵件中表達期望你答復(fù)的意愿。
- 郵件內(nèi)容主旨是否清晰。
- 信息跟你是否相關(guān)。
- 打開附件先殺毒。
3、回復(fù)郵件
- 及時回復(fù)是給對方最好的尊重。
- 理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)。
- 自動回復(fù)慎用，避免成為別人的垃圾郵件源。
- 要有針對性的回復(fù)。要區(qū)分單獨回復(fù)和全體回復(fù)。
- 避免反復(fù)討論同一個問題，如有這種情況，改用電話溝通。
- 有技巧地控制郵件的往來。如，提醒“無需回復(fù)”、“已經(jīng)辦妥”。
4、郵件過濾
- 善用郵箱過濾系統(tǒng)，避免收到垃圾郵件。
- 對垃圾郵件拉黑標(biāo)注。
- 使用搜索功能，篩選郵件。
- 星標(biāo)郵件，避免忘記。
那么多框框條條，累么？最好的辦法就是——把它們變成習(xí)慣。
參考于：《Email這樣寫，誰都會贊》——林玲。
