關(guān)于職場郵件，我也是付出了很多血流教訓(xùn)，雖不是什么技術(shù)難題，但是總會在忙亂之中犯些錯誤，有些甚至是致命的錯誤。
-01-收件人及郵件開頭稱呼的次序問題
在前單位，客戶多為從事傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)領(lǐng)域的客戶，很多部門的的設(shè)置遵從政府形式，什么接待處處長，辦公室主任，宣傳科科長，不同的部門有不同的負(fù)責(zé)人，剛開始因?yàn)槔聿磺宄块T之間的級別高低，遇到跨部門的郵件，都是按照個人喜好填寫收件人郵件次序。
直到有一次，有位辦公室的副主任專門給我回郵件，說讓我在寫郵件的時候，稱呼他為“副主任”，我才恍然大悟。我的郵件因?yàn)槭侵苯映蛡€三個部門的領(lǐng)導(dǎo)，直接在郵件開頭稱呼他“主任”，與其他兩個部門的真正主任直接并列，確實(shí)不妥。
自那以后，每次遇到這類客戶，都事先跟公司領(lǐng)導(dǎo)明確好到底是“正”是“副”，不然圖圖讓對方心里產(chǎn)生說不清道不明的情緒。
所以，一定要在郵件的稱謂上，搞清楚到底誰是副主任，誰是正主任，a部門的副主任是不是比b部門的正主任級別高？理清楚了后，才能在郵件的稱呼上不弄錯次序忙。
-02-郵件主題不要忘記
之前寫郵件的習(xí)慣不好，總是導(dǎo)致經(jīng)常忘記寫郵件主題就發(fā)送出去了。有時候剛發(fā)出去就看到了，直接撤回郵件就好了；可是也遇到了已經(jīng)發(fā)送出去，并且電話和微信都通知了對方郵件已經(jīng)發(fā)送了，對方回復(fù)說沒有收到的尷尬。
剛開始工作的時候，有一次忘記寫郵件主題就發(fā)出去了，這類細(xì)節(jié)錯誤，雖然不是什么嚴(yán)重事項(xiàng)，但是若遇到緊急郵件，因?yàn)闆]寫郵件標(biāo)導(dǎo)致對方?jīng)]有看到，責(zé)任也確實(shí)是自己的。所以遇到這樣情況，可以撤回，若無法撤回可以再發(fā)送一次。
對于工作忙碌的客戶，沒有寫明主題的郵件往往會漏看，所以一定一定要記得檢查郵件主題。如郵件是溝通某次新聞發(fā)布會媒體名單的，郵件主題中就要點(diǎn)出“某新聞發(fā)布會”“媒體名單”等關(guān)鍵詞。此外，對于很多人，郵件太多可能不會仔細(xì)查看，如果遇到需要緊急確認(rèn)的郵件，就需要在郵件主題里寫明緊急情況。
-03-收件人稱呼寫錯，簡直想剖腹謝罪
嗯，我有兩次想要剖腹謝罪的經(jīng)歷，第一次把“鈞”寫成了“均”，這個錯誤是自己一開始拿到對方名片的時候就已經(jīng)下意識的認(rèn)為對方的名字是“均”造成的。發(fā)了好幾次郵件后，還是我的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)了，告訴我才意識到的。當(dāng)時，真的覺得對方對自己態(tài)度一直很冷淡的原因，估計(jì)就是自己在郵件中把對方名字寫錯了吧啊；而且郵件也會直接發(fā)送給對方的領(lǐng)導(dǎo)，感覺自己把整個公司的形象都拖垮了，真的是非常非常抱歉。
雖然有了一次教訓(xùn)了，可是卻沒能讓我避免第二次犯錯。第二次是在很緊急的情況下發(fā)郵件，錯把Tammy寫成Tommy，第二天直接被領(lǐng)導(dǎo)拎辦公室大罵一頓。
因?yàn)橥舢愋巫趾烷L得非常相似的英文，常常就是雷區(qū)，現(xiàn)在每次發(fā)郵件都告訴自己，不用著急，遲發(fā)幾秒鐘也不會怎么樣，犯錯了才不可饒??！
-04-郵件的“八股文套路”
入職的第一家公司，公司新成立，沒幾個有經(jīng)驗(yàn)的員工，都是剛畢業(yè)一兩年的孩子，所以老板都很盡心盡力的教，包括如何寫郵件。當(dāng)然，那時公司客戶都是以傳統(tǒng)企業(yè)為主，等級嚴(yán)明，所以當(dāng)時寫郵件的套路也自有其道理。
郵件正文主要分為三部分：1）恰當(dāng)?shù)暮褑柡茫?）條理清晰嚴(yán)明的正文；3）道謝/提醒/隨時聯(lián)系做結(jié)尾。
1）恰當(dāng)?shù)暮褑柡谩?/p>
如果是第一次給對方發(fā)郵件，可以簡單介紹下自己；如果之前有面談，可以簡要寫下上次面談的具體事宜，達(dá)成的共識，或者禮貌性說下通過上次見面對方給自己帶來的幫助。
這個幫助不一定是什么具體實(shí)際的，可以是說對方專業(yè)敬業(yè)的精神，熱情周到的接待讓自己很感謝這類的，主要是為了避免剛開始郵件就直入主題帶來的生硬感；當(dāng)然也是運(yùn)用了人際交往中的法則：表揚(yáng)或者感謝具體到細(xì)節(jié)，以拉近距離。
以上，主要是在對方比自己職位高，自己只是作為執(zhí)行下屬，并且是初次或者才接觸不久的客戶；若是跟自己平級或者已經(jīng)比較熟悉的客戶，就不用這般客套，只需要對上次的達(dá)成的共識進(jìn)行簡要總結(jié)，以便可以為此次郵件的溝通搭建共同的回憶。
2）條理清晰嚴(yán)明的正文
進(jìn)入到郵件的核心內(nèi)容，如果遇到細(xì)節(jié)或者事項(xiàng)較多的，善于利用1、2、3這些序號，方便對方一目了然獲取主要信息。
對于郵件目的是溝通方案這類的，雖然具體內(nèi)容可查看附件，但是也建議可以簡要列出附件或者方案的主題框架，目的還是為了方便對方第一時間抓取核心信息。
需要對方注意的，可通過粗體標(biāo)出，不建議用其他顏色或者字體，郵件太花哨顯得不專業(yè)且輕浮。
3）道謝/提醒/隨時聯(lián)系做結(jié)尾
郵件的結(jié)尾，一般會寫上“詳細(xì)內(nèi)容辛苦查看附件/有什么建議，可隨時聯(lián)系/以上內(nèi)容/祝工作愉快”等信息。
當(dāng)然，最好把自己的工作郵箱設(shè)置好名片，這樣每次發(fā)出去的郵件都會附帶上自己的名字、聯(lián)系方式、郵箱、公司網(wǎng)址和地址等信息，方便對方聯(lián)系你。
當(dāng)然，很多公司文化倡導(dǎo)平等，不會有這么“八股文”般呆板的郵件套路；但是，郵件畢竟是對外的，寧可謹(jǐn)慎也不愿取巧或者展示個性。
記得有一次，需要通過郵件回復(fù)客戶發(fā)來的合同建議；但是因?yàn)槭虑樘嗔?，領(lǐng)導(dǎo)便主動說他來看合同，并把需要修改的點(diǎn)寫好給我，我直接發(fā)郵件就好了。
郵件內(nèi)容太長，我沒有一一檢查，直接發(fā)出去了。
剛發(fā)出去沒多久，領(lǐng)導(dǎo)就跑來跟我說，“你沒有檢查，直接發(fā)出去的？”連帶著發(fā)來的是領(lǐng)導(dǎo)的郵件截圖，圖片上是領(lǐng)導(dǎo)各種情緒化的表達(dá)，如對方把一些雞零狗碎的東西也算上是違約怎么辦，我們前期投入會不會打水漂。。。。。。。。。
但是看到這樣的截圖，整個人都已經(jīng)瘋掉了。郵件也撤不回了；微信里也提醒了客戶郵件已經(jīng)發(fā)送，辛苦查收了。當(dāng)時真的是抱著聽天由命的心態(tài)，對于領(lǐng)導(dǎo)，無話可說；但是對于自己，只能責(zé)怪為何不認(rèn)真檢查。
深刻的教訓(xùn)是：凡是自己經(jīng)手的東西，一定認(rèn)真檢查；凡是自己出品的內(nèi)容，一定保證基本的質(zhì)量。
