制定和執行日計劃的“五把好刀”

文|發憤的草莓

你做過日計劃嗎?
在日計劃的制定和執行中,你會有下面這些難題嗎?

好不容易制定了計劃,可是完成的過程中總是想著其它事情;
制定得好好的計劃做不下去,心里很想做,但就是不想動手;
每天總是完成一點點計劃,并且還有很強的焦慮感。

有時候,你會不會因為這些難題而困惑:為什么我這么努力,老天還要這么對我。

我想告訴你,真相是:光努力沒用!

努力有時候并不能帶來大的改變。因為,大的改變往往是從觀念的優化和更新開始。

就比如一個過著打工生活的人,如果他沒有覺得打工埋沒了他的才干,可能就一直這么干到底,即使努力地干,也是一眼可以洞察生活的樣子,不會有太大的變化;而當他突然某一天觀念更新了,覺得人生應該去追求自己想要的生活,可能會辭職,去開家從小夢想的咖啡店,這種極大的改變,就從觀念的改變開始。

要知道,日計劃不是拍腦袋就寫出來的。在我看來,日計劃制定不了,或者執行不了的原因,很大程度上是在于沒有有效的理念、觀念,并且去踐行它們以形成習慣。

我的意思是,你不能總拿著一把鈍刀去切菜,切得不好了,老是怪自己不行,卻不知道,不是自己不行啊,是刀不行,得換把好刀,好用的廚具。

拿一把鈍的刀,又企圖跟大廚一樣變成花樣的切法,是一件吃力不討好的事情。

在這里,我想盤點這幾年來制定和完成日計劃用的五把好“刀”,也是讓我覺得最最棒的五大理念,期待能讓你“切菜”切得更快一點:

第一把刀: 騰出大腦的內存

用電腦的時候,當電腦內存過滿,比如說你打開了好多個任務的程序,這時候電腦會有點卡了;如果你把幾個不需要的程序先關掉,電腦就順暢和聽話多了。

人腦也是這樣。當你腦子里屯積了一堆想做的事情,就會時不時掂記著,說不出來的難受,就像一塊石頭堵在心頭似的。試問,這時候,你辦事的效率高嗎?

可能我們手頭正在處理著日計劃中的某件事情,突然就一拍腦袋:哦,忘了還有件事要辦呢!唉呀,那件事要怎么辦呢!

這正是沒有學會清空大腦的結果。當你的腦子里存著一件事,你會有創造性,多件事一起占據內存,就會因為屯積而產生焦慮感。

怎么辦?當然是騰出大腦的內存清空大腦。

之前我有做過一份清空大腦的清單,用于作為”引子“,幫助大腦把想要做的事情勾引出來,免得占據大腦內存。

當時,有小伙伴戲謔:恐怕會越”清空“越不空吧。

那么,問題出在哪呢?

在于有沒有寫下來!寫下來!寫下來!

要給大腦騰出內存,肯定不可能是光靠腦子想,只對著“清空大腦”的清單,然后用腦子想,肯定會屯積在腦子里,越“清空”越不空。

我的做法是,一有靈感,就寫進自己的“收集箱”等待后續處理,絕對不讓那些想做的事積在大腦里,勞累身心。試試看,你會覺得輕松了許多。

用我自己編的“打油詩”來說,就是——

一旦有靈感,
寫進收集箱,
等待再處理,
絕不積如山。

第二把刀:蘋果要一塊一塊吃

吃蘋果的時候,你們是習慣一口把整個塞進去,還是切成一小塊一小塊地吃?

你說,都不是,是洗了整個咬著吃。

就算是咬著吃,也是咬成一塊一塊地吃。

日計劃也是如此。很多我們想要做的事情,其實都是蘋果,而不是切好的蘋果塊,需要你把它切小一點。

比如說我準備一次沙龍的分享是需要制作ppt的,如果把制作ppt這個任務就作為一條計劃的話,我通常會拖延,或者是做完的時間會比真正需要的時間長。因為“完成ppt的制作”這件事是一個需要把它切小的蘋果,可以分解成很多小塊:寫下大綱,尋找ppt模板,搜索合適的圖片,構思大概版式和素材,把圖片和文字放進ppt模板中,試講ppt,根據ppt試講的情況調整順序或內容等等。

這個方法其實很樸素,但很有用!這樣的好處是什么?

1.利用碎片時間:信息時代,我們的碎片化時間遠比整塊時間多,利用碎片化時間做小事,吃下“蘋果小塊”可以積少成多,實現突破。

2.減少熱機時間:簡單的行動容易完成,甚至是想都不用就開干,能夠減少做一件事情的“從想做到開始做”的熱機時間?;蛘邷p少事件之間的切換時間。

3縮短回饋周期:太遠的回報總覺得夠不著,離自己近的回報才容易把握得到。每次吃完“蘋果小塊”及時休息,在心理上更頻繁地獎勵自己,有成就感,就有動力。

在制定時,如果懂著“吃蘋果法”,把任務看起一個蘋果,把它們拆成一小塊一小塊的想都不用想,立即可執行的行動,在你身上就會ben發出意想不到的執行力。

所以,如果在執行日計劃時,總是不想去做,有時候可能因為這個計劃是個大大的蘋果,而你沒有用刀把它切小塊一點。當你遇到這種情況時,就想問問自己,是不是這個計劃是個“蘋果”呢?

很多情況下,你是根本就不知道它是“蘋果”,所以一直做不下去,以致于一看到這個計劃,就自動把它忽略,不能把它吃下去。

吃“蘋果”的能力,就是切“蘋果”的能力。同樣,推進“日計劃”的能力,有時候真的相當于拆解“日計劃”的能力。

那么,把“蘋果”拆成多小塊合適呢?

技巧就是拆成想都不用想,立即可執行的最好,這樣你減少了思考的前奏,大腦就喜歡接受這種看似簡單的計劃。

如果你不相信這樣做有神奇的力量,我可以講個例子。

之前,美國有個大學設計了關于破傷風疫苗宣傳手冊,很奇怪的是,不論使用多少患病者的恐怖圖片,都難以讓學生們主動去打疫苗。

最后問題得以解決,很多學生主動去打疫苗。怎么做到的?只是學校在手冊附了一張校醫院地圖以及疫苗時間!原來學生們只不過是懶得去網站查地圖和時間而已。學校找到了這個原因,于是把打疫苗這件事,變成學生想都不用想,立即可執行的行動,自然會去打疫苗的人就多了。

第三把刀: 讓數字有力地發聲

有位朋友向我抱怨:每天的計劃總是做不完。

其實,除了因為那天突發事件太多的情況下,做不完任務的主觀原因常常是因為計劃制定不合理。

而不合理的情況,又常常是因為我們太自信,太高估自己的水平,總以為自己一口氣可以做好多事情。

不知道你們做計劃時,會不會習慣給它預判時間呢?也許你會覺得太麻煩而放棄這么做。

但是,如果你沒有預判一下時間,可能就會安排多了,造成自己每天都沒有完成全部任務,更增加了焦慮感。

而一量有了量化的手段,做計劃這個過程就有講科學的成份,而不是“抓蝦”。

當然,量化時間并不是一次兩次就能預測準確的,這需要跟時間開銷記錄的經驗相結合。

這也是為什么我記錄時間開銷記錄堅持到現在不放棄的原因,這樣我才可能知道自己的時間估算和實際使用的有什么差別,做計劃時該留出多少時間。

所以,你可以去算算,工作日和休息日時,自己能夠真正自由支配的時間有多少。按照我的體會是,工作日每天高效地自由支配不會超過5個小時(在保證充足的睡眠狀態下)。

最好每日計劃的事情不能越過這個額,不會把計劃排得滿滿當當,密不透風,免得徒生傷悲。

第四把刀:先石頭,后沙子

一個空瓶子,如果你先放入3塊大石頭,接著可以把空隙填入小石子,還可以繼續再放入沙子,最后還能再倒進水。

可是,如果你把順序變了,在空瓶子先放入與上述等量的沙子和水和小石子等,最后放入大石頭的話,就沒辦法放到3塊之多了。

這里的大石頭,好比每天的重要計劃。

我們每天的時間都是一樣多,猶如同樣大的瓶子。制定和執行日計劃時,要先放石頭,再放沙子這些小東西,就會更充實。

也就是說,在每天自己的生理黃金時間(大部分人是早晨),先把重要的有點挑戰性的計劃拿出來做,再去考慮那些次要或者優先級更低的計劃。當你先把重要的主要的計劃先完成,那一天才會過得有成就感,踏實,不虛度。

如果沒有先把重要的計劃拿出來逼逼自己,而是先挑了容易的事,甚至是每天一大早精力旺盛的時間就拿出手機刷刷,很可能一天這黃金時段就“刷”沒了,等到想要做那件重要的事時,發現有突發事情來了,壓根就沒事情去做了,于是先放了“沙子”,后面想往瓶子里放的”石頭’就放不進了。

那么,從一開始制定計劃就要把先放石頭后放沙子的理念牢記在心,把重要的計劃標識出來,打多幾個星號都是ok的,目的就是為了提醒自己。

第五把刀:向快遞員們取經

前不久是雙十一,購物瘋狂的時刻。每當網絡購物,就會有快遞員出動。

現在快遞業特別發達,如果注意觀察,就會發現快遞公司是怎么發貨的。他們是批量地將貨物分類,再由各區域負責人將快遞批量送到某個小區。你們會看到他打電話叫你下樓來拿東西時,還有同個小區的人一起過來拿。

這就是批量處理提高效率的辦法。

這種方法很棒,特別是對于我們日常執行日計劃是有幫助的。

記得以前看過一個職場媽媽兼顧家庭做飯的好方法,就是每周末把下一周大概要吃的菜先買好,統一在周日這一天洗和擇,并且把它們統計切塊好,放在樂扣的盒子里,保存在冰箱中。

隨后,在下一周做飯時,只要隨便拿幾樣出來搭配,做一頓飯只要半小時就搞定。

她之所以能速度這么快,歸功于周末時她把全部菜一次性洗摘好,這也是批量處理的方法。

在執行日計劃時也是如此,對于同樣條件,同樣的環境下可以做的計劃,如果能夠銜接在一起完成,就是大大提高效率。

比如領導突然交待你出門去辦事,正好你順風順水可以把最近想做的,并且剛好也是出門才能辦的事也一起做了。

比如你有一堆很雜碎的小事情,同樣都是手上有接入網的電腦才能解決的,那就在有這個條件的情況下一起處理掉。

在日計劃中,這種方法同樣很實用。

這種批量處理的做法,用手寫做計劃的朋友可能無法感受其便捷性,但如果你有用軟件,直接點擊某個“情境”,就能將同個“情境”下的任務調出來,一目了然,批量處理這些事情變得易如反掌。

好了,聽完了扯了“五把好刀”之后,現在你的想法怎樣?

是下面三種中的一種嗎——

聽著很簡單,可是我用不上。
聽著很有用,只是都知道了。
聽好好復雜,好像好麻煩。

如果你是因為平時沒有做日計劃的習慣,所以用不上,我建議你還是養成做日計劃的習慣,具體原因可以看我的那篇《請給86400秒開好支票》。

如果你覺得有用,但是都知道了,那么,請你可以再反問一下,你真的熟悉它們嗎,也許你只是停留在“知道”有它們,但還沒有“用到”它們。大道至簡,有些理念只是看似很熟悉。如果你對它們不僅“知道”,還“做到”了,那我要恭喜你!

如果你覺得做起來好麻煩,很復雜,可是,要知道在,一旦這些理念已經變成像吃飯睡覺一樣融入你的生活,成為你個人管理系統中的一部分,那將是非常自然的一件事,那便沒有了麻煩一說。

這里沒有講具體的操作,主要是因為不是每個人都是一樣的個人管理系統,但理念卻可以融會貫通的。期待這“五把好刀”給你帶來有益的啟發。歡迎你將自己做“日計劃”的方法留言給我,相互交流。

我是@發憤的草莓,我在這里等著你。

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