誰的工作里面沒點兒重復簡單、沒技術含量又耗費時間工作呢。我的工作里也不免會有類似任務,起初也是被虐得焦頭爛額、體無完膚。好在之后嘗試了一些小對策,終于從煩成狗的狀態里解脫了出來。
【1】
剛參加工作時,辦公室的前輩帶著我熟悉工作。其中有一項就是給下級單位下通知,十幾個下屬單位,一個個的打電話通知。為了引起重視,還要把文件中要緊的地方著重拿出來說一說。前輩說“你講話要慢一點,要么他們反應不過來”,“你要跟他們簡述一下重點,要么他們get不到”,“deadline之前,你得再通知一遍,催一催,要么他們會假裝忘記”…我只想說:額…
工作兩年來,一直按照前輩交代的方法來做。文件先發送到公共郵箱,標紅旗并置頂。之后依次打電話給各個下屬單位負責人,語速慢慢地講一遍重點內容,掛斷電話并記錄下來打給了誰。每一次下通知都至少要用掉半天的時間。好在一直以來工作任務不算多,這樣子低效的工作也沒什么問題。
今年年初起工作量加大,又湊巧部門減員,工作強度一下子就翻倍了,一天天下來根本沒有時間喘息。下通知這件事首當其沖地需要改進,這實在是太低效了。碰巧那會學了秋葉大叔的職場課,就尋思著按規范來發郵件。郵件的主題寫明附件關鍵詞和接收部門;正文把文件關鍵的部分摘出來,最重要的地方標記紅色;郵件末尾注明該工作負責人和電話;郵件發送后標記藍色置頂,與其他科室的郵件做出區別。之后打電話通知便只需要告知對方看置頂藍色郵件就好了。打電話一圈下來,時間縮短至一小時以內。大大節約了精力、時間和唾沫星兒。
【2】
剛剛工作時,辦公室的公共電腦文件亂得如同一鍋粥,每找一個文件都需要全電腦搜索。如果是簡單命名成“總結”、“重要”之類的名字重復性極高、內容又相去甚遠的文件也就罷了,更甚者還會遇到任性的命名成“新建Word文檔”之類的文件,真是無從下手。
學習了秋葉大叔的職場課之后,按照課堂上的講解(人家真的不是來打廣告的),將文件規范命名。雖然很長、命名的時候有點繁瑣,但是過后找的時候很方便。節約了不少時間,更重要的是:清晰、明了,不心塞?。≌n程里提到的命名方式如下:
文件命名:當前文件的日期+文件名+項目名稱+文件描述+作者/修改人+版本號
文件夾命名:項目起始創建的日期+項目名稱+項目描述+項目結束的日期
【3】
由于基層人員學歷水平參差不齊,加之一些老員工對新事物的接受能力較低。操作性工作培訓時,發現受訓人員很難理解文字版操作說明,現場演示與操作指導也沒辦法一次就學會,反復講解平均需要3次以上方可獨立操作。每次操作培訓,培訓人員單次僅能同時指導2-3人,效率很低。
基于以上情況,我們將工作規范與操作流程制作成簡單易懂、生動形象的圖文版PPT,加入視覺引導的元素。讓PPT文件替代工作人員的人工講解,既能夠節約人力,還能夠讓需要的人反復觀看學習。至此,領導再也不用擔心我們操作培訓了。
忙則思變。不想累成狗,總要想想招。
文:曉冰
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