誰的工作里面沒點兒重復簡單、沒技術含量又耗費時間工作呢。我的工作里也不免會有類似任務，起初也是被虐得焦頭爛額、體無完膚。好在之后嘗試了一些小對策，終于從煩成狗的狀態里解脫了出來。
【1】
剛參加工作時，辦公室的前輩帶著我熟悉工作。其中有一項就是給下級單位下通知，十幾個下屬單位，一個個的打電話通知。為了引起重視，還要把文件中要緊的地方著重拿出來說一說。前輩說“你講話要慢一點，要么他們反應不過來”，“你要跟他們簡述一下重點，要么他們get不到”，“deadline之前，你得再通知一遍，催一催，要么他們會假裝忘記”…我只想說：額…
工作兩年來，一直按照前輩交代的方法來做。文件先發送到公共郵箱，標紅旗并置頂。之后依次打電話給各個下屬單位負責人，語速慢慢地講一遍重點內容，掛斷電話并記錄下來打給了誰。每一次下通知都至少要用掉半天的時間。好在一直以來工作任務不算多，這樣子低效的工作也沒什么問題。
今年年初起工作量加大，又湊巧部門減員，工作強度一下子就翻倍了，一天天下來根本沒有時間喘息。下通知這件事首當其沖地需要改進，這實在是太低效了。碰巧那會學了秋葉大叔的職場課，就尋思著按規范來發郵件。郵件的主題寫明附件關鍵詞和接收部門；正文把文件關鍵的部分摘出來，最重要的地方標記紅色；郵件末尾注明該工作負責人和電話；郵件發送后標記藍色置頂，與其他科室的郵件做出區別。之后打電話通知便只需要告知對方看置頂藍色郵件就好了。打電話一圈下來，時間縮短至一小時以內。大大節約了精力、時間和唾沫星兒。
【2】
剛剛工作時，辦公室的公共電腦文件亂得如同一鍋粥，每找一個文件都需要全電腦搜索。如果是簡單命名成“總結”、“重要”之類的名字重復性極高、內容又相去甚遠的文件也就罷了，更甚者還會遇到任性的命名成“新建Word文檔”之類的文件，真是無從下手。
學習了秋葉大叔的職場課之后，按照課堂上的講解（人家真的不是來打廣告的），將文件規范命名。雖然很長、命名的時候有點繁瑣，但是過后找的時候很方便。節約了不少時間，更重要的是：清晰、明了，不心塞?。≌n程里提到的命名方式如下：
文件命名：當前文件的日期+文件名+項目名稱+文件描述+作者/修改人+版本號
文件夾命名：項目起始創建的日期+項目名稱+項目描述+項目結束的日期
【3】
由于基層人員學歷水平參差不齊，加之一些老員工對新事物的接受能力較低。操作性工作培訓時，發現受訓人員很難理解文字版操作說明，現場演示與操作指導也沒辦法一次就學會，反復講解平均需要3次以上方可獨立操作。每次操作培訓，培訓人員單次僅能同時指導2-3人，效率很低。
基于以上情況，我們將工作規范與操作流程制作成簡單易懂、生動形象的圖文版PPT，加入視覺引導的元素。讓PPT文件替代工作人員的人工講解，既能夠節約人力，還能夠讓需要的人反復觀看學習。至此，領導再也不用擔心我們操作培訓了。
忙則思變。不想累成狗，總要想想招。
文：曉冰
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