在開始前，給大家稍微說明一下什么是OA辦公系統(tǒng)，以下介紹摘自百度百科：
辦公自動化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、處理，為企業(yè)管理和決策提供科學(xué)依據(jù)。企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動化程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動化不僅兼顧個(gè)人辦公效率提高，更重要的是可實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。憑借網(wǎng)絡(luò)，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至在全球上各個(gè)地方，以至于工作時(shí)間都不一樣的一群工作人員。
我想，在一些大集團(tuán)，大企業(yè)，很多人都對OA辦公系統(tǒng)一點(diǎn)也不陌生，甚至代替了以前手動辦公的形式，成為了新型的辦公形式，大大提升了集體、企業(yè)的辦事效率，并有效地加強(qiáng)了管理。
這樣的一套現(xiàn)代化信息辦公系統(tǒng)，利用互聯(lián)網(wǎng)為載體的辦公系統(tǒng)，當(dāng)它出現(xiàn)在社工機(jī)構(gòu)里，又會出現(xiàn)什么情況呢？筆者所在社工機(jī)構(gòu)是企業(yè)背景，整個(gè)機(jī)構(gòu)即相當(dāng)于該企業(yè)的一個(gè)部門，自然就歸屬于企業(yè)管理。原本，社工機(jī)構(gòu)一直都會在強(qiáng)調(diào)去行政化或弱行政化，將更多的精力投入到真實(shí)有效的服務(wù)中去，充分發(fā)揮社工機(jī)構(gòu)的功能，推動社會的資源流動等等。自17年以來，由于企業(yè)老總們的決定，將之前獨(dú)立運(yùn)營的社工機(jī)構(gòu)收歸企業(yè)管理，其目的曰加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的凝聚力，拉近企業(yè)部門之間的距離，有更多的互動。于是乎，這一套OA系統(tǒng)自然而然地落實(shí)到了每一個(gè)該機(jī)構(gòu)的同工身上，其主要作用是經(jīng)費(fèi)的申請和報(bào)銷，以及所有一切需要機(jī)構(gòu)層面出示的材料等等，都需要經(jīng)過這個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行申請。
好了，簡單介紹就這么多了，接下來就是使用這套系統(tǒng)的體驗(yàn)以及感受了。首先，要申請活動（包括一切支出）經(jīng)費(fèi)，需要先走一個(gè)前置審批流程，大意就是我要準(zhǔn)備搞XXX活動了，需要買XXX物品，需要多少，用在多少人身上，總價(jià)多少，這樣領(lǐng)導(dǎo)看到了，才能批復(fù)通過，這個(gè)過程大約3天，經(jīng)過上頭5級審查，最后到達(dá)財(cái)務(wù)總監(jiān)那。接著，當(dāng)前置審批流程通過了，則要走借支申請，還是和前置審批填寫的內(nèi)容差不多，但是要附上前置審批的電子版（這個(gè)電子版由于這個(gè)OA系統(tǒng)的bug，只能打印出來再掃描上傳），然后又經(jīng)過5級領(lǐng)導(dǎo)審查，到財(cái)務(wù)到出納，這時(shí)候一般耗時(shí)也是3天。走完這些流程，共大概一周時(shí)間，錢到賬后，就可以去采購物資了，之后再走OA系統(tǒng)報(bào)銷流程。由于評估的需要，社工的項(xiàng)目評估是需要財(cái)務(wù)評估的，這就需要查閱紙質(zhì)版的材料，因此這些流程走完，社工還需要將這些流程再一遍打印出來，交給財(cái)務(wù)。以上為正常情況下的申請，考慮到目前機(jī)構(gòu)多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)在運(yùn)營，三天兩頭就得申請活動使用經(jīng)費(fèi)，以及一些其它的費(fèi)用的申請，而社工在填寫這些內(nèi)容時(shí)，由于剛開始使用，往往一個(gè)申請，就要耗時(shí)將近兩個(gè)小時(shí)，時(shí)間不是耗在填寫的內(nèi)容上，而是每一級領(lǐng)導(dǎo)審批完，要時(shí)刻關(guān)注這個(gè)流程走到了哪里，遇到領(lǐng)導(dǎo)外出出差之類，那就GG吧，需要不斷地打開關(guān)閉，關(guān)注這個(gè)OA系統(tǒng)，生怕審批慢了。因?yàn)橛行╊I(lǐng)導(dǎo)審批如果不通過，是要打回來全部步驟重新開始的。
這讓我想到了古時(shí)候的皇帝，批閱奏章，都是下面逐級遞交上報(bào)的，而皇帝需要一個(gè)一個(gè)地批閱，假如什么事都不干，這么多奏章等著批閱，我想皇帝也要累死吧？
我想說的是，加強(qiáng)統(tǒng)一管理，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力，出發(fā)點(diǎn)是好的，但是企業(yè)和社工機(jī)構(gòu)之間，有些本質(zhì)上的區(qū)別，一個(gè)是追求商業(yè)效益，一個(gè)是追求社會效益的，社工機(jī)構(gòu)基本每一個(gè)活動，每一項(xiàng)支出，都是需要走借支報(bào)銷的，加上這么多項(xiàng)目點(diǎn)一起發(fā)起的申請，這效率，我是打大大的疑問號的？。正所謂，錢不到，活動則要推遲或取消，例如這次元宵節(jié)活動，過年回來開始走流程申請，預(yù)計(jì)在2月10日開展（元宵節(jié)前一天），結(jié)果錢一直到今天，也就是2月9號下午才審批到賬，于是乎就要急急忙忙準(zhǔn)備通知服務(wù)對象，去買物資，做一切活動前的準(zhǔn)備，這是提升效率了嗎？要是今天下午沒有到賬而是明天才到或者更遲呢？這元宵節(jié)的活動，搞還是不搞呢？以往主任處有資金儲備，可以提前借支在報(bào)銷，如今，都是要等領(lǐng)導(dǎo)的審批，這對于社工機(jī)構(gòu)而言，是進(jìn)步還是退步呢？
續(xù)：
中心每年度開展服務(wù)前，都會根據(jù)全年工作指標(biāo)和經(jīng)費(fèi)支出比例，制作全年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算，已經(jīng)具體細(xì)化到每個(gè)活動多少錢，一般活動經(jīng)費(fèi)在200-500之間，500元要求活動人數(shù)是100人以上。現(xiàn)在社工每次開展活動前要填前置審批，填完之后要不斷關(guān)注流程走到哪里，各位領(lǐng)導(dǎo)因工作繁忙不一定能夠及時(shí)看到員工的申請，這時(shí)就要大家提醒，社工每天很多服務(wù)內(nèi)容，有時(shí)關(guān)注不到，就出現(xiàn)延誤。社工擔(dān)心活動經(jīng)費(fèi)不能及時(shí)批到，一方面影響同工效率，一方面影響同工情緒。另外中心有時(shí)會有緊急費(fèi)用支出，如修鎖、換燈管，行政部門給出的答復(fù)是有事聯(lián)系他們，無論是QQ還是電話聯(lián)系，有時(shí)都會處理不及時(shí)，并且這個(gè)過程浪費(fèi)人力、物力。機(jī)構(gòu)是否可以適當(dāng)放權(quán)，各位領(lǐng)導(dǎo)可以考慮一下，社工要用200塊錢的經(jīng)費(fèi)服務(wù)至少20人以上，每人10元的標(biāo)準(zhǔn)，社工都是跑遍菜市場或者批發(fā)檔口，盡可能買便宜、新鮮的東西，這樣的比例也要這樣嚴(yán)格控制嗎？
目前的財(cái)務(wù)流程，社工每開展一項(xiàng)活動至少走3個(gè)流程，每個(gè)流程之間不能自動流轉(zhuǎn)，社工要在每個(gè)流程上填寫活動名稱、時(shí)間、對象人數(shù)等信息，重復(fù)工作量太大。另外報(bào)銷環(huán)節(jié)，還是要求以紙質(zhì)版資料上交為準(zhǔn)，那么請問為什么還要走OA，走報(bào)銷流程，社工要將10多份附件掃描，上傳，還有前面流程單要打印，中心辦公條件有限，大家擠著一臺電腦掃描，打印，增加很多工作量，同工意見很大。OA的初衷不是簡化辦公流程嗎？怎么越來越復(fù)雜。
再舉個(gè)例子：第一個(gè)走前置審批2月4日申請的，走了四位領(lǐng)導(dǎo)2月7日才走完，如是者3天；第二流程走借支審批，走了一次走了兩天，結(jié)果說選錯(cuò)了付款方式要再重新申請，再走了兩天。如是者四天。最后活動前2天才收到轉(zhuǎn)賬。然后開展活動后，要走報(bào)銷流程。由于報(bào)銷流程要附很多附件，社工們要在完成各種各樣文書的基礎(chǔ)上，還要打印、拍照、上傳，然后開始之前的報(bào)銷紙質(zhì)單工作。一個(gè)小活動僅僅前期借支工作就耗時(shí)耗力地走了起碼5天。
